Le recueil des besoins de formation est trop souvent perçu comme une procédure longue, lourde, administrative, même rébarbative, pas toujours bien perçue ou suivie par les managers alors qu’il s’agit d’un acte de management de première importance.
Le recueil des besoins de formation : de quoi parle-t-on ?
Chaque année, au second semestre, le responsable de formation ou la personne chargée de la mise en place et du suivi de la formation professionnelle, procède au traditionnel recensement des « besoins de formation » des collaborateurs. Cette opération se déroule sur quelques mois et doit aboutir à la mise en place d’un plan de formation cohérent et opérationnel. Ces besoins ou demandes de formation proviennent de deux sources essentielles : la direction de l’entreprise dans le cadre de son développement stratégique et tous les collaborateurs via leurs managers.
Quand ces besoins de formation sont- ils exprimés ?
Les collaborateurs formulent leur demande dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation réalisé par le responsable hiérarchique, dans celui plus récent de l’entretien professionnel obligatoire (tous les deux ans) portant sur les perspectives d’évolution professionnelle.
A ces demandes s’ajoutent celles de la direction de l’entreprise qui resteront prioritaires.
Rares sont les besoins exprimés hors de ce contexte (sauf à l’occasion d’un changement rapide de poste ou d’activité nécessitant une formation préalable).
Lors du prochain entretien s’ils n’ont pas été satisfaits, ils seront repris ou … oubliés.
Les besoins de formation sont-ils bien exprimés ?
Pas toujours…
Tous types de documents sont mis à la disposition des collaborateurs et de leur responsable hiérarchique : questionnaires, fil conducteur des entretiens, fiches de demande de DIF[i], etc. Il suffit d’y répondre, de remplir les cadres et de signer : tout devrait être parfait et complet, mais c’est loin d’être le cas !
On constate souvent une difficulté des opérationnels à être précis sur leur besoin, le type de formation à retenir, l’objectif professionnel et personnel recherché, avec la confusion fréquente entre besoin et envie. On constate ainsi que les gestionnaires de formation doivent fréquemment relancer leurs interlocuteurs pour comprendre la nature ou la justesse des demandes exprimées. Un effort de formalisation et de formation à réaliser en amont est indispensable pour gagner en efficacité.
Les besoins de formation sont-ils tous recevables ? Sont-ils tous enregistrés et transmis ?
Ils ne sont pas tous recevables.
Il est évident que des demandes pour des formations étrangères au secteur d’activité de l’entreprise (citons le célèbre cours de couture), éloignées de la nature du poste occupé ou correspondant vraisemblablement à une demande d’absence sont non recevables et non enregistrées.
Rappelons que la formation professionnelle doit répondre en priorité aux besoins des collaborateurs dans l’entreprise qui y consacre des budgets importants.
Ils ne sont pas tous enregistrés et transmis.
On constate que le responsable hiérarchique devant la diversité ou l’abondance des demandes procède dès l’origine à une sélection des demandes à transmettre : certaines lui semblent inadaptées, non nécessaires par rapport à l’activité de son service, exprimées par trop de personnes et pouvant être à l’origine d’absences nombreuses ou que les réponses proposées sont inadaptées ou inefficaces.
Difficile de lui reprocher cette attitude en tant que responsable opérationnel : « si j’ai plus de demandes, j’aurai plus d’absents et les objectifs de production seront toujours les mêmes », mais en tant que manager, attention à la réaction des collaborateurs du genre « la formation, ce n’est pas son problème » ; « si je suis mieux formé, j’aurai plus de prétentions salariales », « il devra me laisser partir » ; …
Alors que faire ?
Enregistrer la demande, prendre une position claire comme le refus ou le décalage, la justifier au collaborateur et la transmettre au gestionnaire de formation.
Recueillir les besoins de formation doit être un acte de management efficace !
Que faire des demandes de formation après leur transmission ?
Le gestionnaire de formation compile les demandes, les trie, les hiérarchise, arbitre les demandes prioritaires, identifie les actions conformes à la politique de formation de l’entreprise et enfin informe les acteurs concernés de l’acceptation ou du refus de la demande.
Doit- il répondre à tous et satisfaire tous les demandeurs ?
« A toute demande, une réponse rapide et adaptée, positive ou négative… » C’est le principe.
Il doit donc informer tous les demandeurs dont il a enregistré et examiné les souhaits. Ce n’est pas toujours possible, dans un délai acceptable, selon les effectifs ou l’organisation de l’entreprise : difficile de répondre également à 3000 collaborateurs demandeurs ! C’est alors le manager de proximité qui prend le relais dont le rôle, faut-il le rappeler, est essentiel dans l’accompagnement de ses collaborateurs lors des actions de formation (cf. notre article « Une formation efficace : pas sans le manager ? »).
Quelle solution pour éviter tout oubli ?
S’appuyer sur la hiérarchie, associer tous les managers, aider chacun dans le recueil des besoins de formation, et surtout faire une réponse claire, précise et si possible rapide. Eviter tout oubli, ne rien négliger, accorder la même considération à toute demande, s’appuyer sur l’aide des outils internes de gestion.
Telle devrait être la mission du responsable de formation de l’entreprise, conseil en interne de l’encadrement.
En conclusion, que retenir sur le recueil des besoins de formation ?
N’oublions pas que c’est une source privilégiée d’informations pour bien cerner les attentes de chacun des collaborateurs. C’est le socle du futur plan de formation et il mérite beaucoup d’attention en particulier pour l’encadrement de proximité.
C’est surtout l’occasion pour le responsable formation de s’affirmer comme prestataire et conseil en interne et, vis-à-vis des prestataires externes, d’affirmer son professionnalisme dans l’expression des besoins de formation pour lesquels il les sollicite.
Pour cela, il doit être comme ses interlocuteurs formé aux techniques de la communication et de la négociation : Astula Conseil a depuis des années développé son expertise dans ces domaines à travers des stages, des accompagnements opérationnels et de conseils adaptés à chaque type d’entreprise. N’hésitez pas à nous contacter !
[i] Droit Individuel à la Formation